La planification du temps, ça s’apprend!

Sophie avant d’avoir des enfants.

Sophie vivait au jour le jour, et ça lui convenait parfaitement. Du temps, elle en avait à profusion. Pour travailler. Pour s’entrainer. Pour voir ses copines. Pour vivre une vie de couple épanouissante. Pourquoi planifier ce qu’elle avait en abondance ? Qu’elle était zen à cette époque !

Sophie, deux enfants plus tard.

Sophie ne gère plus. Ses journées passent en un clignement de paupières. Elle oublie des rendez-vous, remet tout à demain et son humeur frôle celui d’une ogresse. La patience a pris la clé des champs en même temps que la zénitude.

Vous vous reconnaissez dans Sophie ? Si oui, soyez rassuré. Ce que vous ne savez pas encore de Sophie, c’est qu’elle s’est outillée et qu’elle a appris à planifier son temps. Et depuis, elle a retrouvé sa zénitude d’antan.

Vous souhaitez apprendre à planifier votre temps ? Les lignes qui suivent seront vos meilleurs professeurs.

Planifier son temps, en quoi ça consiste au juste ?

Matthieu Desroches, formateur en productivité, dit que la planification du temps, c’est :

• Dire à notre journée comment elle doit se dérouler, plutôt que se demander où le temps est passé;
• Être en maîtrise des événements et dicter ses priorités, plutôt que réagir aux circonstances extérieures.

Avouez que jouir d’un tel pouvoir en tant que parent, ce serait presque se sentir comme Dieu.

Ce pouvoir peut être vôtre par un cheminement logique et facile en 5 étapes, gracieuseté Matthieu Desroches.

1-    Établir ses priorités

Un vieil adage dit ceci : « Si on ne sait pas où l’on va, on est certain de ne pas y arriver ». Établir ses priorités permet de savoir où l’on va et de consacrer son énergie pour se rendre où on doit aller.

Les priorités se divisent en 4 catégories : quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles.

Voici des exemples de priorités :

• Quotidienne : Aujourd’hui, je consacre 1 h à mon entrainement
• Hebdomadaire : Cette semaine, le ménage de la salle de bain doit être fait
• Mensuel : Ce mois-ci, la salle de jeux des enfants doit être peinte
• Annuel : Cette année, nous irons à Walt Disney pour les vacances

Comment établir ses priorités ? En départissant ses activités d’impact (passer du temps de qualité en famille, prendre soin de sa santé physique, prospecter de nouveaux clients, etc.) de ses activités de soutien (entretenir son bureau, repasser ses vêtements, faire sa comptabilité, etc.).

Parce que si l’une de vos activités d’impact est de passer du temps de qualité en famille et que vous devez choisir entre les deux priorités suivantes, aller faire du vélo avec vos enfants ou répondre à vos courriels, le choix à faire sera évident.

2-    Maîtriser les outils de gestion du temps

Une fois les priorités établies, il est bien de les placer dans un outil de gestion de temps comme un agenda papier ou électronique. Surprise ! Ces outils ne sont pas que pour noter les anniversaires et les rendez-vous. C’est SURTOUT pour organiser votre emploi du temps et gérer vos priorités.

On aime particulièrement le planificateur familial hebdomadaire de Belles Combines qui permet de rassembler toutes les informations pertinentes au même endroit afin de voir, en un seul coup d’œil, à quoi ressemble la semaine qui vient. On y note les repas, activités, rendez-vous de chacun, tâches ménagères, etc. On trouve également un espace pour les projets du week-end, les notes personnelles et les articles à ajouter à la liste d’épicerie.

L’équivalent numérique serait Artful Agenda qui a réussi à convertir plusieurs utilisateurs d’agenda papier vers le format numérique puisque c’est 3 agendas en 1 (journalier, hebdomadaire et mensuel). Artful Agenda permet même de faire des to do lists.

3-    Planifier et organiser son emploi du temps

Maintenant que vous connaissez vos priorités et disposez d’outils simples et efficaces, c’est le temps de tout mettre en pratique. Allouez environ 30 minutes à 1 heure par semaine pour planifier votre semaine et 10 minutes par jour pour planifier vos journées.

Deux stratégies peuvent vous aider à mieux organiser vos semaines et journées :

• Le time blocking, qui consiste à bloquer des périodes de temps à votre agenda pour chaque tâche ou projet à réaliser.
• Horaire type, qui consiste à vous faire un horaire type idéal de votre journée ou semaine. Ce modèle deviendra en quelque sorte votre référence chaque fois que vous planifiez vos journées ou semaines. Trouvez le modèle qui maximise votre temps et qui vous permet d’être plus productif et zen.

4-    Passer à l’action et respecter votre agenda

Eh oui ! La 4^e étape est aussi simple que ça. Vous serez peut-être tenté de déroger à votre planning, mais ce serait jeter à la poubelle le temps précieux que vous avez consacré à le planifier. Pour ne pas déraper, évitez de :

• Faire plusieurs choses à la fois;
• Procrastiner;
• Surcharger votre horaire.

Gardez aussi des « espaces tampons » à votre horaire pour pallier les imprévus. Ce qui nous amène à l’étape 5.

5-    Simplifier son horaire

Simplifier son horaire, ça commence par remettre en question ce qu’on fait. Si vous êtes débordé malgré un horaire planifié et organisé, posez-vous la question suivante :

Est-ce qu’il y a des choses que je peux refuser, arrêter, éliminer, déléguer ou simplifier encore davantage ?

Comme Matthieu Desroches le dit : « Il s’agit souvent de choses simples comme le nombre d’heures que vous passez sur Netflix ou les réseaux sociaux… Alignez votre planning avec les activités importantes (activités d’impact) comme passer du temps de qualité en famille. »

Pourquoi pas le faire en racontant à vos enfants l’une de nos magnifiques histoires !

Voilà quelques suggestions :

• Coucou ! Me voilà ! — Grand frère/grande sœur : Une histoire pour préparer votre enfant à accueillir son nouveau petit frère ou petite sœur dans la famille.
• Vers l’école, je m’envole: un récit fera vivre à votre enfant une aventure palpitante, qui lui donnera confiance pour son entrée au préscolaire.
• Un mystérieux cadeau: un récit qui transportera votre enfant le jour de son anniversaire, dans un voyage autour du monde.

Nous espérons que cet article vous aura outillé. Si vous souhaitez l’être davantage, voilà le lien vers la formation en ligne Gestion du temps 101 que Matthieu offre GRATUITEMENT !